27 novembro 2018

Romaneio, o que é e para que serve?

O Romaneio, também conhecido como packing list, é um documento que tem por finalidade listar a carga transportada, nele ficam registradas as relações de volume que estão sendo enviadas, com uma descrição do conteúdo de cada um desses volumes.
Através do romaneio é possível ter em um só arquivo todos os volumes que um determinado transporte contém, fazendo o controle dessa carga muito mais prático e ágil.

Benefícios de utilizar o Romaneio

1. Protege a empresa com a seguradora em caso de sinistros

Durante o transporte de uma carga, várias imprevistos podem acontecer, não raro, essas cargas podem ser vítimas de sinistros, como por exemplo, acidentes, roubos, avarias e furtos. Caso uma dessas fatalidades mencionadas aconteçam, as seguradoras contratadas por você, em alguns casos exigem o envio da cópia do romaneio de entrega, para avaliar os itens presentes na carga lesada.

Ao não apresentar o romaneio para a seguradora, a empresa que teve suas cargas lesadas, corre o risco de que esta seguradora não autorize a indenização sobre a carga perdida/danificada, deixando a transportadora tenha de arcar com os custos dessa fatalidade.

2. Facilita o processo de prestação de contas do motorista

Ao utilizar do romaneio, a prestação de contas sobre a carga, é passada para o motorista que a está transportando. Desta forma, algumas empresas que trabalham com o transporte de cargas, optam por emitir o romaneio em duas vias. A primeira é enviada junto com os produtos e a segunda é assinada pelo motorista, sendo arquivada, até que ele volte e preste contas sobre as cargas, em cima dos comprovantes de entregas.

3. Ajuda a conferir os comprovantes de entrega

O romaneio também ajuda a conferir os comprovantes de entrega, no momento em que os motoristas retornam para a empresa com esses documentos em mãos. Com esses comprovantes de entrega relacionados aos conhecimentos de transporte que foram entregues, é necessário ter todos os canhotos assinados pelos destinatários dessas cargas. Se a entrega não for efetuada, é necessário ter uma justificativa, bem como, em casos onde o motorista não devolve todos os documentos devidamente assinados.

 

Quais são as funções do Romaneio?

1. Serve como um auxiliar para conferir o carregamento, tanto no embarque quanto no desembarque da mercadoria, assim como prevenir roubos e furtos que podem acontecer enquanto os produtos são transportados.
2. Deixa as informações mais fáceis de serem acessadas pelos clientes, que tem a opção de rastrear as cargas, o que deixa os consumidores mais seguros na hora de fazer negócio.
3. Auxilia na hora de conferir comprovantes de entrega quando os motoristas e transportadores voltam com eles para a empresa.
4. Passa a responsabilidade sobre a carga da sua empresa para o motorista que a está transportando.

O processo após a emissão do Romaneio

É necessário que cada um dos canhotos esteja assinado pelos destinatários das cargas. Sempre deve-se justificar quando a carga não é entregue, da mesma forma que tem de se dar uma explicação de o motorista entregar o documento sem assinar.
Algumas organizações emitem em duas vias do romaneio, uma delas fica assinada com o motorista, e é arquivada até o momento que ele volte com a prestação de contas sobre a carga por meio dos comprovantes de entrega, enquanto a outra é enviada juntamente com os produtos.
Nas questões que tratam sobre casos de sinistros, a maioria das empresas de seguro exigem uma cópia do Romaneio, para que seja possível garantir os direitos da empresa lesada por alguma espécie de sinistro, como roubo, acidente, furto, avaria, entre outras possibilidades.

É importante inserir alguns dados na hora de gerar esses documentos:

⦁ Quantos volumes/embalagens a carga contém;
⦁ Identificação única em cada volume;
Notas Fiscais;
⦁ Qual o tipo de embalagem utilizada;
⦁ Informações de peso e tamanho das embalagens, bem como da carga inteira.

Romaneio X Manifesto

A diferença entre os dois é bem clara: o Romaneio serve para listar e dar a descrição dos volumes que estão sendo transportados, enquanto o manifesto é gerado para fazer a relação sobre quais são os conhecimentos de transporte emitidos para enviar uma carga fracionada (quando dentro de um mesmo veículo contém uma carga destinada a mais de uma pessoa/empresa).
O manifesto é um documento digital, que substitui comprovantes impressos, este registro tem a vantagem de ter validade jurídica de assinatura digital, ou seja, é um documento oficial, seguro e com a emissão habilitado pelo Ambiente Autorizador.
São duas listas paralelas, sem nenhuma relação direta, mas as duas são utilizadas com o mesmo intuito de tornar o processo de conferência de cargas mais rápido, claro e preciso.
Há uma terceira situação, conhecida como Comboio. Nessas circunstâncias, existe apenas uma nota fiscal, por exemplo, quando um objeto é de um tamanho muito grande e precisa ser transportado em mais de um caminhão, existe apenas uma nota fiscal, desta forma, os caminhões tem de transitar juntos caso ocorra uma fiscalização.

Regulamentação do Romaneio

Geralmente os responsáveis por regulamentar esses dois tipos de documentos são as Unidades Federativas (Estados), pois são os responsáveis em fiscalizar empresas que contribuem com ICMS. Ele também é regido pelo Regulamento Aduaneiro e pela Instrução Normativa SRF 680.
Esta documentação deve ser emitida no desembaraço da mercadoria, na Declaração de Importação, entre outros relatórios de instrução da Declaração Aduaneira. Em alguns casos, a não apresentação do Romaneio de Carga pode resultar em multas.

Formas de emissão de Romaneio

Uma das formas de emitir o Romaneio é através de planilhas, que devem ser construídas de maneira que atendam as necessidades do seu negócio neste quesito, com tudo o que for necessário saber sobre controle, incluído no layout. Essas planilhas tem de ser completas e possuir em seu conteúdo, todas as informações necessárias para a identificação da carga e dos seus volumes.

É muito comum, ao emitir o romaneio através desses métodos mais rudimentares, que ocorram erros por parte das pessoas que geram esses documentos.

A outra opção para emitir o romaneio, é automatizar esta operação, integrando as etapas. Algumas empresas optam por Sistemas de Gestão Empresarial.
É uma maneira de minimizar falhas em comparação às empresas que realizam essas rotinas manualmente, dispensando o retrabalho no caso de erros, que muitas vezes pode ser sinônimo de atrasos.
Todas as operações de logística são otimizadas, assim como a proteção de informações essenciais fica garantida e salva dentro desses sistemas.
Também é possível controlar todas a funções administrativas do seu negócio, muito além da emissão de documentos, o que faz com que você e seus colaboradores gastem menos tempo em atividades menos importantes e tenham mais tempo para cuidar do seu negócio, aumentando a produtividade.

Na hora de escolher o seu sistema de gestão empresarial, observe se ele supre todas as necessidades que você e sua empresa tem em relação a emissão e gerenciamento do romaneio de cargas.

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