A nota fiscal eletrônica (NF-e) foi criada para substituir a tradicional nota fiscal emitida manualmente em papel. Automatizar esse processo tão comum na rotina de  todas as empresas, agilizou e facilitou a realização desta tarefa.

Entretanto, ainda são muitos os empreendedores que não conhecem a fundo o funcionamento dessa nova forma de cumprimento das exigências impostas pelo poder público em quesito de comprovação fiscal e ainda possui muitas dúvidas em relação a emissão e a gestão de notas fiscais eletrônicas.

Você sabe como é emitida uma nota fiscal eletrônica? Quais são as vantagens que esse documento digital promove na sua empresa? Como fazer a gestão desses documentos eletrônicos de forma correta?  Apesar de surgir como uma obrigação fiscal, a NF-e sempre será uma poderosa aliada da sua empresa, especialmente pela praticidade que esse processo quando automatizado agrega.

Pensando nisso, desenvolvemos este conteúdo completo com tudo o que você precisa saber sobre a nota fiscal eletrônica, além de todos os benefícios que ela traz para a sua empresa e para as pessoas que trabalham neste setor dentro do seu empreendimento. Confira!

A origem da NF-e

Em 2007 foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que é um projeto do governo com o objetivo de modernizar e automatizar a administração tributária no Brasil. Foi com base nesse programa que as escriturações contábil e fiscal das empresas migraram para o mundo digital – o que também inclui a emissão obrigatória da nota fiscal.A finalidade da nota fiscal eletrônica é facilitar o controle sobre a circulação de produtos e prestação de serviços no território brasileiro.

Em vez de perder tempo analisando milhares de notas fiscais impressas, buscando esses documentos de forma manual, o poder público pode acessar facilmente todas essas informações de forma remota, isso também torna mais fácil o acesso do emissor as suas próprias notas fiscais, que podem ser encontradas de maneira muito mais rápida, possibilitando que elas sejam reimpressas sempre que necessário.

Como funciona a emissão de nota fiscal eletrônica?

Como o nome já diz, a NF-e é emitida de forma eletrônica. Isso significa que se trata de um documento digital (em formato XML) que é transmitido ao poder público através da internet e fica armazenado de maneira totalmente eletrônica.

Para emitir a nota fiscal eletrônica você precisa apenas de um computador conectado à internet e de um certificado digital – que é uma assinatura que possui validade jurídica e identifica a sua empresa, o que garante autenticidade do documento, além de proteger todos os seus dados por criptografia ao enviá-los pela internet.

Todo o processo é feito de forma digital com o auxílio de um software emissor de NF-e e as informações preenchidas são as mesmas exigidas na nota fiscal que até então era preenchida manualmente e que agora é preenchida de forma automatizada, de maneira ágil e precisa.

Quais são os principais benefícios?

Apesar de ser uma iniciativa do poder público e uma exigência para as empresas, a emissão da nota fiscal eletrônica traz uma série de benefícios que sem dúvida, serão aproveitados pelo seu negócio. Confira as principais vantagens que a nota fiscal eletrônica oferece:

  • Redução do tempo gasto. O preenchimento da NF-e pode ser feito de forma prática e simples, economizando um tempo precioso que era gasto no preenchimento das informações manualmente. Para encontrar os documentos ou acessá-los, é muito mais fácil, pois eles ficam armazenados de maneira eletrônica, o que torna a consulta muito mais rápida.Isso diminui o tempo em que os seus funcionários usam para buscar esses documentos fazendo com que sobre mais tempo para a equipe desempenhar outras tarefas, aumentando a produtividade.
  • Diminuição das chances de erro. Os emissores de nota fiscal eletrônica aceitam apenas informações que fazem sentido nos campos de preenchimento, não permitindo que sejam inseridas informações equivocadas e apontando casos de erro, nos casos de preenchimento manual, era impossível contar com essa ajuda.
  • Menos custos. Você pode reduzir os custos com impressão, aquisição de papel e armazenamento de documentos fiscais com a utilização da NF-e, além de diminuir o espaço físico que esses documentos ocupam, pois eles são armazenados digitalmente e ocupam apenas a memória do computador, gerando uma economia significativa para a empresa.
  • Simplificação de obrigações acessórias. Todas as informações das notas fiscais eletrônicas ficam armazenadas e podem ser utilizadas no preenchimento de obrigações acessórias, fazendo com que a tarefa seja feita de maneira mais rápida simples e com que as informações fornecidas sejam mais precisas, com menos riscos de apresentarem erros ocasionados por falha humana.
  • Integração com outras ferramentas. As informações armazenadas também podem ser integradas com outras ferramentas digitais – como um controle financeiro, por exemplo. Isso facilita o preenchimento de dados desses outros setores e diminui as chances de se cometer erros na hora de passar essas informações para as demais áreas da empresa. Além de facilitar a transmissão das informações na comprovação contábil e demais setores.

Armazenamento do arquivo XML

A velha exigência de armazenar os documentos fiscais por um prazo mínimo de 5 anos continua em vigor. No entanto, você não precisa mais depender de armários e gavetas para guardar inúmeras folhas impressas de papel, pois basta fazer o arquivamento de todas as NF-e em formato XML. Este processo facilita muito a consulta e a reimpressão desses documentos, pois a busca deste documentos de forma automatizada, torna a pesquisa mais rápida e precisa.

Essa exigência vale tanto para as notas fiscais eletrônicas emitidas quanto recebidas. Portanto, procure organizar o armazenamento desses documentos digitais em um banco de dados para não perder nenhuma informação importante, garantindo que nenhum dos seus dados fiscais sejam perdidos para a comprovação das obrigações acessórias.

Integração com ferramentas de gestão

Já imaginou se fosse possível atualizar automaticamente a sua ferramenta de fluxo de caixa ao emitir uma nota fiscal eletrônica referente à venda de um determinado produto? Certamente você seria capaz de otimizar os controles financeiros e diminuir o retrabalho nos processos internos da sua empresa, não é?

Existem ferramentas de gestão, como ERP 1 Clic, que fazem essa integração com a NF-e, utilizando como base as informações que ficam armazenadas no ambiente digital. Isso significa que, além de cumprir todas as exigências legais, você também pode utilizar a nota fiscal eletrônica como uma ferramenta para promover o crescimento da sua empresa.

As notas fiscais eletrônicas poderão ser integradas com os demais setores, de maneira automática, aumentando a produtividade e a precisão na hora de transmitir informações da área fiscal para os demais setores do seu negócio.

Você já conhecia as principais informações e benefícios sobre o uso da nota fiscal eletrônica? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto?  Deixe o seu comentário!

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