16 abril 2018

Nota fiscal eletrônica: o que é?

A nota fiscal eletrônica (NF-e) foi criada para substituir a tradicional nota fiscal emitida manualmente em papel. Entretanto, ainda são muitos os empreendedores que não conhecem a fundo o funcionamento dessa nova forma de cumprimento das exigências impostas pelo poder público.

Você sabe como é emitida uma nota fiscal eletrônica? Ou quais são as vantagens que esse documento digital promove na sua empresa? Apesar de surgir como uma obrigação fiscal, a NF-e pode se tornar uma poderosa aliada da sua empresa.

Pensando nisso, desenvolvemos um conteúdo completo com tudo o que você precisa saber sobre a nota fiscal eletrônica. Confira!

A origem da nota fiscal eletrônica

Em 2007 foi instituído o Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), que é um projeto do governo com o objetivo de modernizar a administração tributária no Brasil. Foi com base nesse programa que as escriturações contábil e fiscal das empresas migraram para o mundo digital – o que também inclui a emissão da nota fiscal.

A finalidade da nota fiscal eletrônica é facilitar o controle sobre a circulação de produtos e prestação de serviços no território brasileiro. Em vez de perder tempo analisando milhares de notas fiscais impressas, o poder público pode acessar facilmente todas essas informações de forma remota.

Como funciona a emissão da NF-e?

Como o nome já diz, a NF-e é emitida de forma eletrônica. Isso significa que se trata de um documento digital (em formato XML) que é transmitido ao poder público através da internet e fica armazenado eletronicamente.

Para emitir a nota fiscal eletrônica você precisa apenas de um computador conectado à internet e de um certificado digital – que é uma assinatura com validade jurídica que identifica a sua empresa e garante autenticidade. Todo o processo é feito de forma digital com o auxílio de um software emissor de NF-e e as informações preenchidas são as mesmas exigidas na nota fiscal que era preenchida manualmente.

Quais são os principais benefícios?

Apesar de ser uma iniciativa do poder público e uma exigência para as empresas, a emissão da nota fiscal eletrônica traz uma série de benefícios que podem ser aproveitados pelo seu negócio. Confira os principais:

  • Redução do tempo gasto. O preenchimento da NF-e pode ser feito de forma prática e simples, economizando um tempo precioso que era gasto no preenchimento das informações manualmente.
  • Diminuição das chances de erro. Os emissores de nota fiscal eletrônica aceitam apenas informações que fazem sentido nos campos de preenchimento, não permitindo que sejam inseridas informações equivocadas e apontando casos de erro.
  • Menos custos. Você pode reduzir os custos com impressão, aquisição de papel e armazenamento de documentos fiscais com a utilização da NF-e.
  • Simplificação de obrigações acessórias. Todas as informações das notas fiscais eletrônicas ficam armazenadas e podem ser utilizadas no preenchimento de obrigações acessórias.
  • Integração com outras ferramentas. As informações armazenadas também podem ser integradas com outras ferramentas digitais – como um controle financeiro, por exemplo.

Armazenamento do arquivo XML

A velha exigências de armazenar os documentos fiscais por um prazo mínimo de 5 anos continua em vigor. Entretanto, você não precisa mais depender de armários e gavetas para guardar inúmeras folhas de papel, pois basta fazer o arquivamento de todas as NF-e em formato XML.

Essa exigência vale tanto para as notas fiscais eletrônicas emitidas quanto recebidas. Portanto, procure organizar o armazenamento desses documentos digitais em um banco de dados para não perder nenhuma informação importante.

Integração com ferramentas de gestão

Já imaginou se fosse possível atualizar automaticamente a sua ferramenta de fluxo de caixa ao emitir uma nota fiscal eletrônica referente à venda de um produto? Certamente você conseguiria otimizar os controles financeiros e diminuir o retrabalho nos processos internos da sua empresa, não é?

Existem ferramentas de gestão, como ERP 1 Clic, que fazem essa integração com a NF-e, utilizando como base as informações que ficam armazenadas no ambiente digital. Isso significa que, além de cumprir todas as exigências legais, você pode utilizar a nota fiscal eletrônica como uma ferramenta para promover o crescimento da sua empresa.

Você já conhecia as principais informações sobre a nota fiscal eletrônica? Ficou com alguma dúvida sobre o assunto?  Deixe o seu comentário!

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