A emissão da nota fiscal eletrônica para microempresas, sem dúvidas, é muito mais do que uma exigência legal e irá proporcionar uma série de benefícios para o seu negócio.

Apesar de muitos empreendedores enxergarem as rotinas relacionadas à contabilidade como um mal necessário, a verdade é que a NF-e exerce uma contribuição muito positiva na gestão empresarial.

A nota fiscal eletrônica foi criada para modernizar as rotinas contábeis e agilizar os processos internos – tanto das empresas que usam o documentos fiscais eletronicamente, quanto do poder público, facilitando e trazendo muito mais praticidade e velocidade às entidades que utilizam e emitem esses registros fiscais.

Ao invés de perder muito tempo preenchendo notas fiscais de forma manual, a nota fiscal eletrônica é emitida em um sistema digital que agiliza o processo e diminui as chances de erro. Entretanto, as vantagens da nota fiscal eletrônica para microempresas vão muito além da celeridade do processo e da praticidade de acesso e armazenamento.

Vantagens da nf-e para microempresas

Para as microempresas que começam a utilizar a nota fiscal eletrônica podem ser notadas diversas vantagens – que muitas vezes passam despercebidas pelos empreendedores e a maioria dos gestores que ainda não utilizam, não fazem ideia de como automatizar esse processo traz muitos benefícios para a empresa. Veja quais são os principais:

Redução de custos para emitir nota fiscal

A emissão da nota fiscal eletrônica para microempresas é feita em um ambiente digital, eliminando grande parte dos custos com papéis e impressão. Desta forma, também extingui-se a necessidade de possuir um  lugar específico para armazenar as notas fiscais impressas.

Ao invés de preencher várias vias de uma nota fiscal para cumprir todas as exigências legais, a NF-e é preenchida e transmitida através da internet, com muito mais praticidade do que emitir esses documento manualmente, diversas vezes. As notas fiscais eletrônicas podem ser enviadas e impressas quantas vezes for necessário.

Mesmo que seja feita a impressão do Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (DANFE) para acompanhar a mercadoria, a diferença nos custos continua notável.

Agilidade na emissão

Preencher e conferir todos os dados de uma nota fiscal emitida manualmente, sem dúvidas, é um trabalho demorado e cansativo. Ao utilizar uma plataforma digital para o preenchimento da nota fiscal eletrônica esse processo se torna mais ágil e automático – necessitando apenas que sejam preenchidas as informações que variam.

Os dados básicos sobre a sua empresa, atividades executadas e até mesmo as informações dos clientes para quem as notas são emitidas com mais frequência, podem ficar cadastradas dentro do sistema de emissão da nota fiscal eletrônica.

Desta forma, não existe mais a necessidade de preencher todos esses dados o processo se torna mais simples, muito mais rápido e as chances de falha humana são minimizadas de maneira significativa.

Diminuição de erros

Toda essa automação no preenchimento da NF-e reduz drasticamente a chance de erros no preenchimento. Além de ter várias informações armazenadas, as plataformas para a emissão da nota fiscal eletrônica não permitem que sejam inseridas informações contraditórias ou em locais inadequados.

Os campos de preenchimento aceitam apenas números válidos e com a quantidade de dígitos exigida na hora de preencher cada uma das informações, isso faz com que várias falhas sejam evitadas e caso ocorra algum erro de digitação, a pessoa responsável em preencher esses documentos percebe rapidamente, evitando que um documento equivocado entre em circulação.

Ao utilizar de plataformas digitem para a conferência e correção de documentos, existe uma probabilidade muito menor de que os erros sejam passados a diante comparado com uma correção feita por um olho humano.

Eliminação da armazenagem de documentos físicos

Todos os armários e gavetas repletos de documentos fiscais estão com os dias contados. Com a emissão da nota fiscal eletrônica e toda a modernização das exigências contábeis agora são documentos digitais.

Desta forma, todas as informações que são importantes para o poder público ficam armazenadas na nuvem – sem a necessidade de manter documentos em mídia física ocupando lugar na sua empresa, além da facilidade que essas entidades e que até mesmo a sua empresa tem para acessar e transmitir essas informações.

Integração com outras exigências contábeis

Um dos grandes benefícios da migração dos procedimentos contábeis para o mundo digital é a possibilidade de integrar as informações de todos os setores da empresa em um único lugar.

Todos os dados inseridos na emissão de uma nota fiscal eletrônica ficam armazenados na nuvem e podem ser utilizados para satisfazer outras obrigações, como a prestação de contas da empresa, o balanço contábil e demais processos que envolvem a comprovação fiscal da empresa.

Uso das informações para a gestão

Todos os dados inseridos para o preenchimento das notas fiscais eletrônicas também podem ser utilizados para gerar informações muito úteis na gestão da empresa. É possível integrar a emissão da NF-e com ferramentas de controle de estoques ou gestão financeira – automatizando os processos e facilitando a consulta a essas informações atualizadas.

Com todos os dados da sua empresa integrados é possível gerar relatórios gerenciais completos, facilitando a compreensão desses dados pelos gestores e permitindo que o empreendedor acompanhe mais de perto e de forma completa tudo o que acontece dentro da sua empresa e em todas as áreas do seu negócio.

Redução do tempo de parada em transporte

Para as empresas que transportam produtos para outros estados, é muito comum a fiscalização de fronteiras, certo? No procedimento de fiscalização são verificadas todas as informações dos documentos fiscais e a nota fiscal eletrônica é uma ótima forma de agilizar esse processo.

A mercadoria é acompanhada pelo DANFE, que contém um código de barras que permite que a NF-e seja consultada na internet rapidamente, além de ser mais emitida rapidamente em relação ao processo manual, fazendo com que o produto saia para a entrega mais rapidamente, o que permite que em menos tempo, mais produtos sejam entregues.

Por que utilizar um programa emissor de NF-e?

Todas essas vantagens da nota fiscal eletrônica para microempresas podem ser ainda maiores com a utilização de um programa específico para emissão de NF-e voltado para microempresas.

Existem plataformas completas que integram a emissão do documento fiscal com diversos outros procedimentos internos, são elas que promovem essa facilidade para o dia a dia dos seus usuários, agilizam o processo e diminuem as possibilidades de falha humana.

Esses programas permitem que você exporte o arquivo XML por e-mail e integre todas as informações inseridas em um Sistema de Gestão Empresarial (ERP) – em um ambiente que trabalha com cadastro de produtos, cadastro de clientes e fornecedores, controle de estoque, controle financeiro e operações bancárias.

Um Sistema de Gestão Empresarial integra em um só lugar as informações de todas as áreas da empresa, gera relatórios gerenciais para que o gestor acompanhe de perto tudo o que está se passando dentro de cada área da empresa.

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