7 agosto 2018

Extrato bancário e arquivo OFX: simplifique sua rotina

Por ren9ve em Gestão Financeira

A utilização do extrato bancário e arquivo OFX é uma forma encontrada pelas empresas para simplificar as suas rotinas internas e aumentar a qualidade das informações financeiras geradas. Em um mundo repleto de novas soluções tecnológicas para automatizar processos empresariais, não faria algum sentido realizar a conciliação bancária e os controles financeiros de forma manual, não é?

O extrato bancário e arquivo OFX foi o método encontrado para facilitar a integração das informações entre as instituições financeiras e empresas. Com o uso das ferramentas apropriadas, é possível fazer a leitura desses arquivos que contêm todas as informações sobre as transações realizadas pela empresa de forma automática.

Quer saber mais sobre o uso do extrato bancário e arquivo OFX para simplificar a rotina da sua empresa? Então confira todas as dicas no artigo abaixo.

O que é o extrato bancário e arquivo OFX?

Possuir um controle financeiro sempre atualizado e com todas as informações necessárias para a tomada de decisão é um objetivo de todas as empresas, não é? Entretanto, com a complexidade das operações nem sempre essa é uma tarefa simples – afinal, podem acontecer dezenas de transações com valores e finalidades diferentes todos os dias.

O arquivo OFX (Open Financial Exchange, ou Intercâmbio Financeiro Aberto), foi concebido pela Microsoft, em parceria com as empresas CkeckFree e Intuit, no ano de 1997. Este tipo de arquivo é o mais usado na hora de exportar o extrato bancário de sistemas de internet banking.

Este é um formato de arquivo criado por bancos e outras instituições financeiras para armazenar informações financeiras – contendo todas as movimentações bancárias realizadas no período analisado, como é possível visualizar no extrato bancário impresso.

Essas movimentações bancárias são as que você pode visualizar ao imprimir o extrato da sua conta. O  arquivo OFX é confiável, pois, não exibe nenhuma das senhas dos usuários e demais informações confidenciais. Esse tipo de arquivo fica salvo no formato XML e pode ser aberto no Microsoft Excel.

A grande vantagem de usar o extrato bancário e arquivo OFX é a possibilidade de integrar todos esses dados de forma automática com os controles financeiros da empresa. Ao invés de comparar manualmente todas as operações que aparecem no extrato bancário, basta importar os dados presentes no arquivo OFX.

A importância da conciliação bancária

O formato OFX facilita muito o momento da conciliação bancária – que é a comparação entre os saldos do controle financeiro interno da empresa com os saldos das suas contas bancárias. Essa rotina é muito recomendada para se certificar de que todos os dados estão corretos e encontrar potenciais falhas para que possam ser corrigidas.

Veja quais são os principais aspectos que comprovam a  importância do uso do arquivo OFX ao realizar o procedimento de conciliação bancária:

  • Confirmação dos recebimentos: Para empresas que realizam vendas parceladas, descontam cheques ou recebem pagamentos através de boleto é fundamental acompanhar o efetivo pagamento dos clientes, não é? A conciliação bancária facilita a identificação desses pagamentos, de forma rápida e prática para os seus usuários, fazendo com que ele tenha controle total sobre os valores que vão são sendo depositados em suas contas.
  • Otimização na hora de fazer o controle financeiro: Com todos os dados bancários precisos e atualizados, os controles financeiros da empresa tem a capacidade de gerar informações mais precisas e com qualidade muito superior. Quanto mais controle uma empresa ou pessoa física tem sobre suas finanças, mais fácil fica de administrar o seu dinheiro, economizar, reduzir gastos obsoletos e fazer investimentos efetivos, já que para ter um financeiro que funcione de verdade e que dê resultados, é necessário conhecer completamente esses processos dentro da empresa.
  • Facilidade em identificar falhas: Por meio da comparação dos saldos fica muito mais fácil de identificar potenciais falhas e corrigi-las para que a empresa tenha mais domínio sobre o seu dinheiro. Ter uma visão mais abrangente do seu negócio, permite que o empresário consiga não apenas identificar quais são os problemas e as falhas e os gargalos que fazem o negócio perder dinheiro, mas também para saber que procedimentos estão dando certo e repetir todas essas ações efetivas.
  • Segurança financeira: A conciliação bancária também é uma forma de aumentar a segurança da empresa em relação ao seu dinheiro – certificando-se de que os saldos bancários realmente representam o valor que deveriam. Tendo controle total sobre os valores que você tem em conta, além da segurança que esse documento trás para você, pois ao emitir o arquivo OFX, nenhum de seus dados confidenciais ou senhas estão disponíveis neste documento.

Todas as vantagens de utilizar o formato de arquivo OFX

Já falamos que o uso de extrato bancário e arquivo OFX facilita o processo de conciliação bancária em grande escala, certo? Não é necessário que um funcionário perca diversas horas semanalmente para fazer a conferência manual de todas as transações financeiras realizadas pela empresa naquele período. A importação desse arquivo garante que  todas as informações estejam sempre atualizadas.

Além disso, a utilização do arquivo no formato OFX gera diversos outros benefícios para uma empresa. Veja quais são os principais deles:

  • Aumento da produtividade da empresa: O maior benefício de incorporar o uso dos arquivos OFX nas rotinas da sua empresa é a economia de tempo promovida para lidar com todas as informações financeiras. Com isso, é possível aumentar a produtividade dos funcionários, uma empresa que produz mais, consequentemente vende e fatura muito mais e são esses os fatores responsáveis pelo crescimento do seu negócio.
  • Redução da chance de erros: A conferência manual das informações bancárias, além de mais demorada, também é suscetível a erros humanos. Já com a importação automática das informações essas chances de falhas são reduzidas drasticamente. É muito comum a falha humana comprometer processos, gerar retrabalho em ações realizadas de maneira equivocada, assim como, fazer com que tempo e dinheiro sejam desperdiçados indiscriminadamente, o que prejudica o desempenho da empresa e dos seus funcionários.
  • Manter os Controles financeiros sempre atualizados: Sem precisar dedicar horas para a conciliação bancária, é possível realizar o procedimento de conferência dos saldos com mais frequência – mantendo os controles financeiros sempre atualizados.
  • Segurança da informação: O arquivo OFX contém as mesmas informações que podem ser consultadas ao imprimir o extrato bancário, sem exibir senhas ou outras informações sigilosas. Isso garante que o uso desses arquivos não crie nenhum risco desnecessário para a empresa, se suas informações sigilosas estão seguras, não há nada ao que temer ao adotar esse tipo de documento.

Você já utiliza o extrato bancário e arquivo OFX na sua empresa? Gostaria de conhecer melhor a possibilidade de integrar informações de forma automatizada? Tem interesse em armazenar essas e outras informações do seu negócio em um só lugar? Então conheça o ERP360 – uma solução completa para a gestão empresarial!

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