29 novembro 2018

ERP: tudo sobre Enterprise Resource Planning

Por ren9ve em Gestão Empresarial

Você sabe o que é um ERP?

O ERP – Enterprise Resource Planning é uma ferramenta cada vez mais popular dentro das organizações brasileiras. Com os avanços tecnológicos que acontecem cada vez mais rápido, as empresas se modernizaram – transformando não só o relacionamento com o consumidor, mas a forma como são executados os processos internos diariamente.

Você certamente já notou como o marketing evoluiu e a internet exerce um papel central para conquistar novos clientes, não é? Muitos gestores estão focados na atração do público para potencializar os resultados alcançados, mas deixam de lado todas as outras vantagens que podem obter com o uso adequado das novas tecnologias.

É indispensável ter um bom planejamento. De nada adianta ter um setor de marketing forte, efetivo, bem-estruturado, atrair centenas de clientes e na hora de fechar negócio e atender a todas essas pessoas, a empresa não ter preparo e organização para solucionar as demandas dos clientes, bem como satisfazer suas expectativas alimentadas pela campanha de marketing.

A falta de organização atrasa todos os processos da empresa, desde venda até a solução de problemas dos clientes, assim como atendimento. É comum que diversas vezes, pela demora, os consumidores optem por um produto similar da concorrência, se a mesma oferecer essa mercadoria ou serviço mais rápido.

Ademais, uma empresa que consegue gerenciar os seus estoques da forma correta pode alcançar uma grande vantagem competitiva em relação aos seus concorrentes. Com redução dos custos e otimização do processo produtivo, a lucratividade aumenta – sem depender apenas da captação de clientes.

Falando diretamente em números, uma empresa que tem uma boa organização financeira e contábil, sem dúvida está tem mais aptidão para crescer, aumentar a produtividade, gerenciar gastos, investimentos e ter completa ciência de onde veio e para onde vai cada centavo, monitorando desperdícios e atitudes que prejudiquem o desenvolvimento da empresa.

Além da agilidade na troca de informações entre setores e a emissão de relatórios automaticamente, em questão de segundos, com o esforço de poucos cliques. Esses documentos são extremamente claros, precisos e indispensáveis para uma boa gestão empresarial.

Esse é apenas um simples exemplo que ilustra perfeitamente como um ERP pode ter um impacto profundo dentro de uma empresa. Essa ferramenta gera diversos benefícios que alcançam toda a instituição e permitem que ela se desenvolva como um todo.

Confira tudo o que você precisa saber sobre ERP – Enterprise Resource Planning, neste material com informações completas e indispensáveis sobre o tema, que preparamos para você.

 

  1. O que é ERP?

Antes de mais nada, vamos compreender melhor o que é um ERP. Pense em todas as planilhas de controle que existem em uma empresa: controle financeiro, controle de estoques, gestão de pedidos, planilhas contábeis, indicadores financeiros, entre outras. Agora imagine que todas essas informações sejam centralizadas em um único sistema.

Esse é o objetivo do Enterprise Resource Planning, que pode ser traduzido como sistema integrado para gestão empresarial. Todas as informações necessárias para que o gestor da empresa tome as melhores decisões ficam em uma mesma plataforma e funcionam de forma interligada – criando processos automatizados.

A utilização de um software ERP cria um fluxo de informações único, contínuo e consistente. A solução é composta por módulos integrados entre si que podem ser alimentados pelos membros de cada um dos setores da organização e geram informações úteis para todos, garantindo a agilidade no acesso às informações.

Os sistemas de gestão empresarial transformam toda a papelada, arquivos físicos e demais processos manuais, em soluções digitais práticas e modernas. Em um passe de mágica as atividades triviais do dia a dia ficam ainda mais fáceis e a geração de relatórios gerenciais de cada setor é emitida em poucos cliques, em questão de segundos.

  1. O uso do ERP na gestão empresarial

Por que continuar apostando em processos manuais quando existem ótimas soluções que facilitam a gestão da sua empresa? Enquanto algumas empresas continuam perdendo tempo e desperdiçando recursos com controles defasados, os seus concorrentes conseguem alcançar resultados superiores com base em informações precisas.

A utilização do ERP na gestão empresarial não é uma questão de luxo, e sim uma necessidade. O mercado está cada vez mais dinâmico e cobra que as empresas estejam sempre atualizadas. Qualquer tomada de decisão equivocada pode gerar impactos muito negativos na lucratividade alcançada ao final do período.

Os clientes estão cada vez mais exigentes e as novas opções e os concorrentes aumentam a cada dia, independentemente do setor econômico que se trabalhe, com um leque de opções, para consumidores que não hesitam em trocar de marca e produto, caso aquele que eles utilizam não atenda a suas necessidades.

Uma empresa precisa funcionar como um só organismo em busca de um objetivo comum, certo? É a gestão empresarial que consegue criar as condições para que isso seja posto em prática – integrando todos os setores da organização e extraindo informações úteis dos dados gerados no dia a dia das operações.

Você sabe se a empresa possui condições de comprar uma nova máquina de produção sem comprometer o fluxo de caixa? Está no momento de realizar um novo pedido ao fornecedor? Em quais produtos o setor de marketing deve focar as suas ações? Todas essas decisões passam diretamente pelo conhecimento da empresa como um todo – e o ERP pode contribuir para que essa visão seja criada.

O sistema traz uma completa independência de informação entre os setores, pois quando uma área da empresa necessita de um dado de outro, não é necessário mobilizar um funcionário para buscar esta informação e não parar com o trabalho de nenhum dos colaboradores, gerando uma maior produtividade por parte dos funcionários.

  1. Principais benefícios do ERP

Para que você consiga compreender melhor o impacto positivo que o uso do ERP pode ter na sua empresa, separamos os principais benefícios dessa solução para realizar uma gestão de empresa efetiva. Veja só:

 

3.1 Controle e padronização de processos

Uma empresa precisa encarar uma grande complexidade por conta dos seus processos internos, que se relacionam entre si e dependem um do outro. Quando esses processos não estão bem estruturados, o desempenho de toda a organização pode ficar comprometido.

Imagine uma organização que enfrenta dificuldades nos processos de contas a pagar, em virtude de uma falha de comunicação entre os setores contábil e financeiro. As consequências disso podem chegar através do corte de recursos com marketing ou da necessidade de adiar um novo pedido de mercadorias ao fornecedor.

Como o ERP centraliza todas as informações da empresa, é possível executar um controle e padronização dos processos. Todos que tiverem permissão, têm acesso às mesmas informações e podem se comunicar facilmente através da plataforma – o que contribui para que os processos sejam claros e eficientes.

As informações financeiras também se encontram mais seguras já que apenas as pessoas que estão autorizadas a acessá-las conseguem utilizá-las, desta forma, cada colaborador só acessa os dados que são parte da função que exercem.

3.2 Aumento da produtividade

Um dos maiores benefícios do uso do ERP está relacionado à automatização de vários processos manuais e repetitivos. Quando uma mesma informação precisa ser processada separadamente por vários setores da empresa acontece uma grande perda de tempo com retrabalho, não é? Uma solução que centraliza todos os dados acaba com esse problema.

Com a redução do tempo gasto nessas atividades, é gerado o aumento da produtividade de toda a empresa. Cada setor pode dar mais atenção às rotinas estratégicas de sua competência para elevar os resultados alcançados pela organização.

3.3 Redução de erros

Com processos bem estruturados e várias atividades sendo automatizadas, o ERP também contribui para a redução de erros dentro da organização. Uma falha simples no preenchimento de uma nota fiscal poderia causar consequências negativas para os controles financeiros, gestão dos estoques e setor contábil, certo?

Evitar situações como essa produz um efeito muito positivo para a organização como um todo, além de facilitar, e muito, o trabalho dos profissionais encarregados de realizar essas atividades.

Quando se investe em soluções digitais, a falha humana desaparece quase completamente. Alguns campos dos ERP’s tornam-se inválidos em determinadas ocasiões, ao passar informações que não estão de acordo com o que aquele local pede. Além de ser muito mais fácil mudar um número/letra, apagando e digitando novamente no sistema, do que preenchendo documentos à mão novamente, reduzindo o tempo nestas atividades e aumentando a produtividade.

Operações informatizadas diminuem significativamente a probabilidade de ocorrência de falha humana, outro fator que marca o aumento da produtividade e o desempenho do trabalho do seu time, pois quando as falhas diminuem, o retrabalho também diminui, o que faz com que as tarefas diárias sejam realizadas mais rapidamente.

Desta forma, sua equipe fica disponível para desempenhar atividades fundamentais para o funcionamento da sua empresa, ao invés de fazer diversas vezes o mesmo trabalho, tendo mais tempo para se dedicar aos clientes e demais tarefas importantes, uma única vez.

3.4 Minimização de custos

Quando você consegue produzir mais, melhor e em menos tempo, é natural que exista uma redução de custos. Dessa forma, O ERP elimina diversos custos desnecessários (como aqueles decorrentes de falhas ou erros de cálculo) e ainda reduz a necessidade de mão de obra para executar as atividades operacionais.

Além disso, o ERP também apresenta uma relação de custo x benefício superior à utilização de várias ferramentas diferentes – uma para cada setor da empresa. Trata-se de um único investimento para utilizar uma solução que centraliza todas as informações da organização.

O ERP também diminui significativamente o gasto com a compra de folhas de papel, impressão e com o armazenamento físico de documentos e informações, que podem ficar armazenadas no sistema.

Em alguns casos, a mão-de-obra humana pode ser dispensada, ou aproveitada em outros setores que têm uma necessidade maior da atenção dos seus funcionários, gerando uma economia significativa.

3.5 Eficiência no controle dos estoques

Principalmente para indústrias e comércios, o controle dos estoques é uma rotina determinante para os resultados financeiros. Quando os estoques são mal gerenciados, ocorrem muitos casos de desperdício de alguns materiais enquanto outros ficam em falta – gerando prejuízos financeiros, em muitos casos, perdendo vendas e clientes importantes.

O ERP inclui ferramentas para o gerenciamento dos estoques que estão interligadas com o restante da empresa. Isso permite que o setor de marketing saiba quais produtos estão parados no estoque para estimular a compra do consumidor ou que o setor financeiro planeje as próximas compras otimizando o uso dos recursos.

Com uma boa organização nos estoques, os produtos são encontrados mais facilmente, ou seja, quando o cliente precisa de uma determinada mercadoria, os colaboradores podem informar com agilidade se ela está disponível na loja ou não, quantas unidades, e ter um controle sobre o que precisar ser comprado, assim como gerenciar o que foi vendido até o momento.

Desta forma, fica fácil de ter um controle completo sobre os custos dos produtos que se tem estoque, assim como, o custo a ser desembolsado para completar os itens que estão em falta.

3.6 Segurança das informações e facilidade na comunicação

A preocupação com a segurança das informações internas de uma organização sempre existe. Quanto maior é o número de etapas para a comunicação entre os profissionais da empresa, maiores são as chances de que essas informações se percam no meio do caminho, não é?

O ERP integra todas as informações em um só lugar e todas as pessoas autorizadas podem acessá-las, eliminando essa barreira na comunicação e diminuindo a preocupação com a segurança. Dessa forma, todos conseguem executar o seu trabalho sem perder tempo.

3.7 Diminuição do tempo de entrega ao cliente

Quanto mais rápido é o atendimento ao cliente, maior é a sua satisfação. Imagine que você compre um produto em um e-commerce e demore 7 dias apenas para que a mercadoria saia da empresa. São grandes as chances que você busque por uma outra empresa na próxima compra, não é?

Ou pior ainda, nos casos onde a mercadoria é comprada via e-Commerce e a empresa que realizou a venda não havia se dado conta de que o produto não estava mais disponível em estoque, deixando um processo que já era demorado, mais lento ainda.

Uma outra empresa que tem os seus processos internos estruturados de forma mais clara e eficiente poderia enviar essa mercadoria no mesmo dia em que foi feito o pedido, reduzindo o tempo de entrega ao cliente, acaba tomando os seus clientes para ela. Um ERP certamente contribui positivamente nesse quesito.

3.8 Otimização do controle financeiro

Essa é uma realidade de qualquer empresa: todos os seus processos passam pela questão financeira – sejam relacionados a compra de mercadorias ou cumprimento das obrigações contábeis. É preciso pagar pela estrutura da empresa, salário dos funcionários, insumos de produção, ações de marketing, ferramentas internas, entre diversas outras demandas.

Por conta disso, um controle financeiro eficiente é muito importante para permitir a continuidade das atividades da empresa sem maiores problemas. Além de garantir que todas as contas sejam pagas em dia, todos os investimentos para o crescimento da empresa também passam pelo uso adequado do dinheiro que entra em caixa.

Quando um setor tão importante quanto o financeiro é automatizado, os riscos de erros, de esquecimento de contas a pagar e a receber e demais equívocos que podem ocorrer neste segmento, são minimizados, diminuindo as chances de perda de dinheiro por essas pequenas falhas, que quando somadas podem se tornar um valor significativo do capital da empresa sendo jogado fora.

3.9 Cumprimento das obrigações fiscais

Além de dar atenção para todas as atividades operacionais da empresa, é também essencial garantir que todas as obrigações legais sejam cumpridas. O ERP também dá atenção para as rotinas contábeis e facilita a organização das informações para a entrega de todas as obrigações ao poder público.

Na hora de escolher seu sistema de gestão empresarial, dê preferência aos ERP’s que realizem a emissão da nota fiscal eletrônica, bem como possuam integração direta com a secretaria da fazenda do seu estado e demais órgãos públicos.

3.10 Segurança na tomada de decisão

Uma tomada de decisão segura e eficiente é realizada com base em informações precisas. O ERP organiza todos os dados inseridos em relatórios e gráficos que são muito úteis para que o gestor tenha segurança no momento de escolher os melhores caminhos para a sua empresa.

Relatório com informações sobre como a empresa vende e seus lucros em relação a cada mês do ano, são indispensáveis na hora de decidir qual o melhor caminho a se seguir no futuro e qual pode ser a estratégia de venda mais efetiva para o empreendimento.

3.11 Gerenciamento de clientes inadimplentes

Com a utilização de um sistema de gestão empresarial é possível saber quais os clientes que não fizeram os seus pagamentos em dia, tendo um controle de quanto e de que pessoas lhe devem dinheiro, de maneira mais organizada.

 

  1. Problemas que podem ser resolvidos pela solução

O conjunto de todos esses benefícios é muito útil para evitar diversos problemas que podem surgir durante as atividades de uma organização. Confira alguns dos problemas que podem ser resolvidos pelo ERP:

Dificuldade para avaliar a situação financeira da empresa no momento atual e nos próximos meses;

Lentidão para conseguir chegar ao fim do atendimento ao cliente;

Insegurança em relação ao cumprimento de todas as obrigações contábeis e fiscais;

Problemas na comunicação e troca de informações entre os setores da empresa;

Dificuldade para manter os níveis ideais de estoque;

Tomada de decisão feita sem ter como base informações precisas e atualizadas;

Distanciamento dos concorrentes que já utilizam uma solução de ERP.

 

  1. Quais funcionalidades observar na escolha de um ERP?

As soluções de ERP são cada vez mais populares no ambiente empresarial e existem diversas alternativas disponíveis no mercado. Reconhecendo os benefícios de utilizar essa ferramenta, muitos empreendedores encaram uma dúvida: quais funcionalidades devem estar presentes no ERP?

A verdade é que a resposta para essa pergunta pode variar de acordo com as necessidades de cada empresa. Enquanto o controle de estoque é determinante para uma indústria, talvez um prestador de serviços tenha mais interesse no controle sobre ordens de serviço, por exemplo.

É indispensável colocar no papel qual é o setor de atuação da sua empresa e em qual áreas ela demanda ajuda, para evitar de adquirir um ERP que possua apenas funções obsoletas para o seu negócio e nenhuma das que você realmente precisa.

Considerando as diferenças que podem existir entre as empresas, criamos uma lista com as principais funcionalidades que você precisa analisar antes de escolher o seu ERP:

Facilidade no cadastro de usuários, empresas, clientes, fornecedores e produtos/serviços da empresa;

Fluxo de caixa;

Controle de contas a pagar e contas a receber;

Integração com as contas bancárias da empresa;

Emissão de Nota Fiscal Eletrônica;

Módulo contábil para o cumprimento das obrigações legais;

Gestão dos estoques;

Emissão de boletos para cobrança;

Controle sobre os processos produtivos;

Criação de relatórios e gráficos com informações gerenciais;

Plataforma de fácil utilização para todos os usuários;

Integração das informações da empresa de ponta a ponta;

Ferramenta de suporte para a equipe comercial;

Criação de relações próprias com os clientes;

Suporte prestado aos usuários pela desenvolvedora do ERP.

 

Escolha quais desses itens são indispensáveis para a sua empresa, pode ser que você não precise de todos eles, mas o ERP tem de ter todos os que você precisa.

 

  1. ERP360: a solução ideal para a sua empresa

Como você pode notar, são muitas as funcionalidades que podem estar inclusas em uma ferramenta de ERP, certo? Além de analisá-las de forma independente, é também muito importante avaliar como a solução funciona e a empresa que está por trás do seu desenvolvimento.

O ERP360 é uma solução de ERP desenvolvida pela Ren9ve Softwares que tem o objetivo de controlar os processos operacionais com mais clareza e aumentar o desempenho e produtividade de sua empresa – dando atenção aos setores de contabilidade, financeiro, vendas, estoques, relacionamento com os clientes e operações.

O conjunto de funcionalidades disponibilizadas pelo ERP360 podem contribuir com empresas de diversos ramos de atuação: atacado e distribuição, varejo, serviços, importação e comércio exterior e manufatura. A solução se adapta às suas necessidades na medida certa.

6.1 Estoques

O módulo de estoques inclui a administração de depósitos, controle de custos e estoques de terceiros (e em terceiros). Com o uso dessas ferramentas, você consegue criar uma boa visão em relação aos níveis de estoque da sua empresa e garantir compras conscientes de materiais e mercadorias.

6.2 Comercial

Fazer a gestão das compras, vendas, ordens de serviços, pedidos e contratos é muito importante para uma organização, não é? Todos esses dados podem ser organizados e analisados com o uso do ERP360.

6.3. Financeiro

Conforme abordamos anteriormente neste e-book, a gestão financeira é determinante para o sucesso de uma empresa. O módulo financeiro do ERP360 inclui contas a pagar, contas a receber, banco/caixa e integração bancária.

6.4 Contabilidade

O ERP360 também busca deixar o empreendedor mais seguro em relação às exigências contábeis, reunindo ferramentas que facilitam a entrega das obrigações: relatórios oficiais, balanços, apuração e demonstração.

6.5 Fiscal

Além das rotinas contábeis, as obrigações fiscais também recebem uma atenção especial. Entre os recursos fiscais estão a emissão de documentos fiscais (NF-e, NFC-e, CT-e, MDF-e), Sped e outras obrigações.

6.6. Gerencial

Com base nas informações utilizadas em todos os outros módulos, o ERP360 organiza os dados para gerar informações úteis na gestão da empresa com o uso de dashboards, indicadores e relatórios.

 

Sobre a Ren9ve

Este conteúdo foi desenvolvido pela Ren9ve Softwares, uma organização especialista em deixar a sua empresa produtiva e organizada financeiramente.

A proposta da Ren9ve Softwares é conectar o empresário ao seu negócio, as pessoas com a tecnologia, permitindo que todas as operações de uma organização funcionem corretamente e o desempenho obtido seja satisfatório. Para alcançar esse objetivo, contamos com uma equipe multidisciplinar: profissionais das áreas de informática, contabilidade, administração e economia.

Atuando no mercado desde 2010, a Ren9ve vem aperfeiçoando as suas ferramentas e tem a inovação em seu DNA. As soluções oferecidas beneficiam empresas de todos os tamanhos: ERP360 para gestão empresarial, ERP360Agro para gestão do agronegócio, o 1Clic para gestão da microempresa, plataforma de E-Commerce Ren9ve, Universidade Corporativa Ren9ve com consultoria e treinamentos e Ren9ve Certificação Digital.

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