A assinatura digital criptografada surgiu como uma solução para um dos maiores problemas da internet: a falta de segurança. Como garantir que as suas informações estão protegidas? Ou então se certificar de que não existe uma outra pessoa tentando se passar pela sua empresa para realizar transações virtuais? Os dados do seu negócio em mãos erradas podem causar danos irreversíveis para a saúde da sua organização.

Apesar de toda a comodidade proporcionada pela internet, essas questões sempre geraram desconfiança em muitas pessoas – principalmente quando falamos sobre operações realizadas por uma pessoa jurídica. Afinal não parece muito difícil que outras pessoa se passem por você e realize ações mal intencionadas, certo? Os casos de pessoas e empresas que passam por situações em que seus dados são roubados e seus computadores invadidos fazem com  que a nossa desconfiança e insegurança em relação a distribuição desses dados aumente ainda mais.

Com a assinatura digital criptografada essa preocupação é deixada de lado completamente. O documento eletrônico em questão atesta a identidade de uma pessoa ou instituição – atribuindo autenticidade, garantia jurídica e confidencialidade aos documentos e dados de transações de seus proprietários.

Neste artigo iremos mostrar como você pode utilizar a tecnologia da assinatura digital criptografa ao seu favor e trazer muito mais praticidade e segurança nas suas operações que você realiza na internet.

Assinatura digital, o que é?

Quando você precisa comprovar que você é você mesmo, a melhor forma de fazer isso é utilizando um documento de identificação, certo? E o mesmo vale para uma empresa que pode utilizar o seu cartão CNPJ. Mas como isso pode ser feito no ambiente digital de maneira segura, sem correr risco de ter dados importantes acessados por pessoas não autorizadas?

Através de uma certificação digital você consegue provar que realmente representa a sua empresa, abrindo um grande leque de operações que podem ser realizadas online. Trata-se de um documento eletrônico que contém todos os dados da pessoa jurídica – que são conferidos por uma autoridade certificadora.

Dessa forma, a assinatura digital criptografada tem a mesma validade legal de uma assinatura física do proprietário da empresa. A principal diferença é que essa assinatura pode ser realizada com apenas alguns cliques onde quer que você esteja localizado. Essa iniciativa trás mais praticidade ao dia a dia do empresário, já que além de ter seus dados seguros e criptografados, também faz com que em muitos sites seus dados sejam preenchidos de forma automática, pois não apenas o CNPJ, mas outros dados importantes da sua empresa ficam armazenados no certificado digital, que só é acessado por pessoas autorizadas a realizar esta operação.

A importância do certificado digital

A tecnologia está cada vez mais incorporada ao dia a dia de uma empresa. Grande parte das operações internas podem migrar para o ambiente eletrônico e mesmo as obrigações legais já podem ser cumpridas em formato digital. Desta forma, o dia a dia do empresário e seus colaboradores fica muito mais prático e erros cometidos por falha humana na hora de preencher dados referentes a empresa também são minimizados.

Considerando esse contexto, a sua empresa precisa acompanhar as tendências para facilitar as suas operações, não é? A assinatura digital criptografada possui características muito benéficas para uma organização, de qualquer porte ou segmento de atuação no mercado:

  • Validade jurídica: com o mesmo efeito da assinatura do mundo físico, a assinatura digital possui validade jurídica e garante a autenticidade das informações transmitidas pela empresa que a emite.
  • Autenticidade garantida: o grande problema das operações realizadas na internet era falta de segurança em relação à autenticidade. Com o uso da assinatura digital é possível não só atestar a sua autenticidade, mas também verificar a autenticidade de terceiros, garantindo que você tenha plena certeza de quais são as pessoas com quem você está dividindo as suas informações.
  • Segurança em transações: todas as transações realizadas no ambiente eletrônico ficam mais seguras quando é exigida uma assinatura digital de ambas partes – prevenindo a ação de pessoas mal intencionadas, a criptografia garante que seus dados sejam acessados apenas pelas pessoas das quais você permitiu que visualizem as suas informações.
  • Menos burocracia: além de aumentar a segurança, a assinatura digital também reduz as burocracias envolvidas em diversos processos. Em vez de ter que ir até um cartório autenticar documentos, basta utilizar a sua assinatura digital criptografada.
  • Praticidade: assinar documentos digitalmente é muito prático e pode ser feito em poucos cliques. Um ótimo exemplo disso acontece na emissão da nota fiscal eletrônica: basta preencher os dados e assinar digitalmente para que as informações sejam transmitidas ao poder público, facilitando o dia a dia dos funcionário encarregados desta tarefa, além de diminuir a probabilidade de erros.
  • Aumento da produtividade: Soluções digitais são umas das principais responsáveis pelo aumento da produtividade. Quando um colaborador, ou um determinado setor da empresa fica responsável em desempenha atividades, como emissão de notas fiscais eletrônicas e afins, muito tempo dessas pessoas é tomado nessas ações triviais que podem ser facilmente resolvidas, de maneira automática, como utilizar a assinatura digital criptografada. Os funcionários que até então eram responsáveis em preencher os dados da empresa diversas vezes, podem deixar com que essas informações sejam completadas de maneira automática, podendo se dedicar a atividades mais importantes para o desenvolvimento e o crescimento da empresa.

Quais são os processos facilitados?

Ao tirar a sua empresa do anonimato e conseguir comprovar a autenticidade das operações digitais, uma infinidade de processos pode ser realizada no ambiente virtual com a sua assinatura digital criptografada. Confira os principais deles:

  • Assinatura de contratos, procurações, relatórios, mandatos, notificações, entre outros documentos;
  • E-mails com garantia de autenticidade;
  • Operações comerciais entre empresas;
  • Emissão de nota fiscal eletrônica;
  • Relacionamento com a Receita Federal: várias declarações, como a Dirf, RAIS, e-CAC, DASN, DACON, DIPJ, entre outras;
  • SPED Contábil e SPED Fiscal;
  • ECD – Escrituração Contábil Digital e EFD – Escrituração Fiscal Digital.

Como adquirir uma assinatura digital criptografada?

Para adquirir uma assinatura digital criptografada será preciso procurar por uma autoridade certificadora (AC), que exerce uma função semelhante a um cartório digital. Para fazer a validação de um e-CNPJ são necessários os seguintes documentos:

  • Ato Constitutivo (devidamente registrado no órgão competente);
  • Ata de Eleição (devidamente registrada no órgão competente);
  • Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral CNPJ;
  • Documento de identificação (RG, CNH, RNE, Passaporte ou Identificação Profissional CRM, OAB, CRC, etc);
  • Cadastro de Pessoa Física – CPF;
  • Comprovante de endereço recente, emitido há no máximo 90 dias;
  • Documentos opcionais: CEI/PIS/Título de Eleitor.

Você já conhecia a  tecnologia de assinatura digital criptografada? O que achou dos benefícios proporcionados para a sua empresa? Você já utiliza alguma solução para proteger os dados da sua empresa na internet? Deixe o seu comentário!

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